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La mayoría de nosotros somos adictos al correo electrónico. Algunos estimaciones dicen pasamos casi cinco horas y media cada día de la semana chequeándolo.
A pesar de la explosión de las redes sociales en los últimos años, el correo electrónico no está en declive. Estimaciones de encuestas que el número de correos electrónicos enviados cada día habrá crecido a 246 billones en 2019 (por encima de 205 billones en 2015). Y hay evidencia ese correo electrónico es tan exclusivo de los jóvenes como aquellos que estaban allí cuando se inventó por primera vez.
Podrías pensar que todos estamos trabajando más y más duro. Hay algo de verdad en eso. Pero el aumento en el uso del correo electrónico también se puede explicar por nuestros intentos de lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada, junto con los más generales. aumento de la adicción digital. El correo electrónico ya no es exclusivo de nuestras computadoras de escritorio y portátiles, y la mayoría de nosotros ahora accede a él en nuestros teléfonos inteligentes y tabletas, a menudo desde la comodidad de nuestras propias camas.
Tendemos a responder a los correos electrónicos rápidamente, lo que sugiere que los estamos comprobando constantemente y tratando de vaciar el cubo, incluso cuando se llena nuevamente. Para finalmente obtener dominio sobre nuestras bandejas de entrada, tenemos que lidiar con las causas de raíz y no solo con los síntomas que a menudo estallan.
Aquí hay diez formas de finalmente obtener control sobre su bandeja de entrada caótica.
1. Deje de usar el correo electrónico como un servicio de chat sustitutivo
El correo electrónico en realidad no está diseñado para una conversación rápida. Lleva mucho tiempo navegar por conversaciones alargadas y enmarañadas que saturan las bandejas de entrada. Use métodos alternativos y más adecuados. E, idealmente, resolver las cosas cara a cara o teléfono en primer lugar.
2. Cuidado con la repetición de mensajes
Esto se conoce como el problema de "Replicación de mensaje". Un mensaje de texto llega: "Solo estoy verificando que recibiste mi correo electrónico". Suena el teléfono: "Acabo de enviarle un correo electrónico".
Muchas personas aún no confían en las decisiones acordadas de manera virtual. Muchas decisiones de mensajería y correo electrónico no se creen completamente y terminamos con una jerarquía de replicación de mensajes. Textos para confirmar mensajes de redes sociales, correos electrónicos para confirmar mensajes de texto, llamadas telefónicas para confirmar correos electrónicos y reuniones cara a cara para confirmar llamadas telefónicas.
Esta superposición consume mucho tiempo y es potencialmente confusa. El correo electrónico no es un gran lugar para tomar decisiones formales. La sala de reuniones donde nos encontramos como seres humanos reales sigue siendo el lugar más influyente para muchas personas.
3. Elimine su jardín de correo electrónico
Una bandeja de entrada abarrotada es como un jardín cubierto de malas hierbas. En el largo plazo, vale la pena gastar un poco de tiempo regular para eliminar los mensajes desordenados.
Un consejo simple y efectivo es usar la función de búsqueda y buscar el término "cancelar suscripción". Esto arrojará un número sorprendentemente alto de boletines de noticias de los que ni siquiera se suscribirá.
Incluso post-RGPD, es posible que encuentres literalmente cientos de correos electrónicos no deseados. Revisa cada uno y cancela la suscripción. Será un caso de dolor a corto plazo para obtener ganancias a largo plazo.
4. Utilice la carpeta de correo no deseado con prudencia
La identificación automática de correos electrónicos no deseados ha mejorado en los últimos años. Pero todavía se arrastran en nuestras bandejas de entrada. Esta es otra manera fácil de eliminar el correo electrónico. Vale la pena el tiempo para educar a su carpeta de spam para que sea aún mejor colocando esos correos sospechosos en ella. También busque en su carpeta de correo no deseado para eliminar cualquier correo electrónico legítimo que se haya colocado allí innecesariamente.
5. Pídales a sus amigos y colegas que dejen de enviarle correos electrónicos
No seas tímido Quizás sea discreto. Otra causa de sobrecarga de correo electrónico son los correos electrónicos no deseados de las personas más cercanas a usted. Prepárese para pedir cortésmente a otras personas que dejen de enviarle correos electrónicos que se compartirían mejor en una reunión, en el teléfono o como un mensaje de texto.
6. Mantenga sus solicitudes simples
No envíe correos electrónicos demasiado complicados. Si pide cinco cosas, mucha gente solo responde correctamente a lo último en su lista. Esto simplemente genera más correos electrónicos buscando los otros cuatro artículos.
7. Asegúrate de que tus respuestas sean completas
Responda a todo en un correo electrónico que reciba. Al no hacerlo, solo crea correos electrónicos adicionales en busca de lo que no ha respondido.
8. Solo revisa tu correo electrónico a horas fijas
Hay cada vez más pruebas que somos más productivos (y menos estresados) si revisamos y respondemos correos electrónicos solo unas pocas veces al día. Es un mito que tenemos que estar en contacto minuto a minuto. Y, si debe hacerlo, el correo electrónico no es el mejor método. Use una forma de mensajería instantánea.
9. Replica tu encabezado de asunto dentro del cuerpo del correo electrónico
Puede pensar que escribir dos veces es una pérdida de esfuerzo. No es así con el correo electrónico. Escriba exactamente lo que su correo electrónico está buscando como un breve resumen (palabras 15 como máximo) en su asunto del correo electrónico y luego termine su correo electrónico con la misma oración. Decirlo con claridad y en dos ocasiones aumenta la probabilidad de obtener una respuesta completa y adecuada, así como las solicitudes a las que se responde correctamente.
10. Renunciar al correo electrónico por completo
La cantidad de ejemplos de personas y organizaciones que tienen paré de usar el correo electrónico en conjunto y usado otros métodos de comunicación, sigue aumentando (aunque aún no se sabe cómo se desarrollará a largo plazo). Sin embargo, el correo electrónico puede hacer que te sientas menos estresado y más productivo. Otros métodos de comunicación a menudo son más fluidos. Realmente es posible Intentalo por una semana.
Pruebe algunos o todos estos consejos. A veces, las cosas que más damos por sentado son las mismas que nos causan mayores problemas.
Sobre el Autor
Paul Levy, Investigador Senior en Gestión de la Innovación, Universidad de Brighton
Este artículo se publicó originalmente el La conversación. Leer el articulo original.
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