Hace unos años, poco después de que se cayera el disco duro de mi computadora, estaba un poco atrasado en la impresión de mis cheques a través de mi sistema de contabilidad para el ciclo de pago. Para ahorrar tiempo, decidí responder correos electrónicos mientras esperaba que cada cheque pasara por la impresora.

Ahorré tiempo porque mientras cargaba mi próximo correo electrónico (tengo una conexión a Internet lenta), me gustaría centrar mi atención en el siguiente paso del proceso de pago de facturas. Cuando el correo electrónico termine de cargarse, dejaría de pagar la cuenta y devolvería mi atención al correo electrónico. De ida y vuelta. De ida y vuelta. En esos momentos, pensé que estaba ahorrando mucho tiempo. Después de todo, estaba haciendo algo productivo durante la carga de la página. Mirando hacia atrás, probablemente guardé un total de aproximadamente cinco minutos.

Avance rápido al correo electrónico que recibí una semana después de BK&A cuando revisé mi teléfono entre citas con clientes:

Hola Helene,

Le di su cheque a nuestro equipo de Finanzas cuando volví de la reunión, y ellos me señaló que el cheque no fue firmado.

¿Quieres que te lo envíe por correo para una firma? ¿Quieres que vaya a tu oficina? Déjame saber lo que funciona para ti y lo resolveremos.

Gracias!
Ryan

En ese momento, estando solo a 10 minutos de su oficina (y no queriendo que esperaran más por fondos), conduje hasta allí. Diez minutos para llegar allí. Unos minutos para chatear con Ryan. Diez minutos atrás.

Tiempo total empleado: aproximadamente 25 minutos.
Tiempo previamente guardado: minutos de 5.
Tiempo total perdido: minutos 20.

Tanto para ahorrar tiempo haciendo multitareas.

Hace multitarea salvar el día?

Me encantaría poder decirte que la multitarea salvará el día, pero en realidad hará todo lo contrario. Hay algunos casos en que puede ayudar (daré ejemplos en breve), pero la mayoría de las veces, la multitarea nos lastima. Solo lea la investigación sobre eso.

Un equipo de investigadores de la Universidad de Glasgow, Universidad de Leeds y la Universidad de Hertfordshire encontró que nuestra eficacia se reduce en 69 ciento para las mujeres y 77 ciento para los hombres cuando varias tareas o tareas interruptor! Es una prueba más de que la multitarea nos dijeron que para luchar por la 1990s no es definitivamente una de las herramientas de gestión del tiempo que debemos participar.

La multitarea divide el cerebro en dos. Si solo hay una tarea, se usa todo el cerebro. Si hay dos tareas, el cerebro se divide en dos partes, y cada mitad trabaja en una tarea. Si hay más de dos tareas simultáneas, el cerebro no puede funcionar. ¡Realmente nos damos síntomas similares a ADD cuando hacemos varias cosas al mismo tiempo!

Un estudio en la Universidad de California, Irvine, descubrió que cuando las tareas se fragmentan y se produce el cambio de tareas, los trabajadores necesitan hasta 25 minutos para volver a la tarea original, si es que regresan. Los participantes en el estudio informaron que esta forma de trabajar apesta.

Aún más aterrador es el hecho de que muchas de las personas en los estudios a las que me refiero eran autoproclamadas "multitareas expertas". Sentían que podían realizar múltiples tareas, podían hacer un buen trabajo y, a menudo, disfrutaban de la adrenalina. de intentar hacer tanto a la vez. No se dieron cuenta de lo mal que realmente se desempeñaban hasta que se les mostraron los resultados de una sola tarea en comparación con sus resultados de multitareas.

En pocas palabras: creemos que somos buenos en malabares, pero no lo somos.

¿Cuándo multitarea trabajan realmente?

Creo que los seres humanos son capaces de realizar múltiples tareas con bajo-funciones cerebrales funcionales "Baja función" significa que no se requiere pensar porque se está aplicando algún tipo de acción mecánica (movimientos automáticos y no pensantes).

Ejemplos:

Pinta tus uñas de los pies mientras escuchas el juego de los Dallas Cowboys

Trituración de documentos durante comerciales mientras ve televisión

Chismes por teléfono mientras se agita una olla de chile en la estufa

También es fácil dejar que una tarea se ejecute en segundo plano mientras usted se concentra en una tarea en la vanguardia. Esta técnica no es multitarea, porque su cerebro no está trabajando en dos cosas a la vez. Yo llamo a este fantasma tareas a la vez.

Ejemplos:

Limpiando la casa mientras hay una carga de ropa en la lavadora o secadora

Vaciado de los platos del lavavajillas mientras que la avena no se está calentando en el microondas

La presentación de documentos, mientras que su PC lleva por siempre (bueno, cinco minutos) para arrancar

Pero, como muestra la investigación, somos incapaces de realizar múltiples tareas a la vez cuando se trata de high-funciones cerebrales funcionales. No podemos completar dos tareas de manera efectiva al mismo tiempo o al cambiar de un lado a otro. Podemos hacer ambas tareas a niveles mediocres, pero no a niveles excesivamente buenos porque no estamos usando todo nuestro cerebro y centrándonos en una sola tarea a la vez. Y esto nos cuesta tiempo y nos causa estrés a largo plazo.

¿Se puede realizar con éxito una gran variedad de actividades con funciones cerebrales?

Usted no debe hacer dos cosas a la vez que requieran pensamiento o concentración, o alternar en medio de trabajar en dos tareas que requieren su cerebro para pensar un poco - no importa lo poco importante que usted cree que los pensamientos sean.

Ejemplos:

Conducción y envío de mensajes de texto / correo electrónico

Participar en una importante llamada comercial mientras revisas el correo electrónico

Verificar el correo electrónico entre completar diferentes componentes del pago de facturas o crear propuestas o informes

Incluso si usted ha estado conduciendo durante 50 años, la conducción no es una función de memoria. Se requiere de decisiones en una fracción de segundo para hacerse, sobre todo si hay un idiota conduce al lado de usted. Los mensajes de texto - sí, incluso en mi humilde opinión LOL - requiere el cerebro para leer lo que alguien se comunicó con usted, piense de una respuesta, y transmitir a los dedos Que escribir de nuevo. No se puede hacer ambas cosas bien al mismo tiempo. Sólo hay que preguntar a alguien que ha estado involucrado en un accidente de coche con un conductor que estaba usando su / su teléfono inteligente.

Verificar el correo electrónico, sin importar cuán trivial pueda ser el mensaje, es una tarea que requiere una gran función cerebral porque necesita leer, procesar la información y responder. Una llamada de negocios importante requiere pensamiento y respuestas. El proceso de pago de facturas es una tarea de alta función cerebral porque debe pagarle a la entidad correcta el monto correcto, cerrar sesión y asegurarse de que el pago se realice en el lugar correcto.

En mi historia anterior, he tratado a la tarea-conmutación entre estas tareas de alto cerebro-función, que es por lo que terminó haciendo un error ... que me costó tiempo más adelante.

Cómo ganar el 45 minutos por cada hora que no MultiTask!

Piense en esto: si tuviera que realizar múltiples tareas y / o cambiar tareas durante una hora, según la investigación, su rendimiento se reduciría en 69 a 77 por ciento, lo que significa que desperdiciaría unos 45 minutos de su tiempo. ¡Ahí es donde el tiempo desaparece! ¡Nos permitimos hacer esto!

Si desea reducir el rendimiento de su trabajo en más de dos tercios y perder tiempo en el proceso, la mejor manera de hacerlo es continuar permitiéndose la multitarea y el cambio de tareas. Pero no quieres eso, ¿verdad? Estás aquí para ahorrar tiempo y reducir tus niveles de estrés. Tu tarea fantasma puede continuar, pero la multitarea y el cambio de tareas deben finalizar. Ahora. Y usted tiene el control total de esto porque es su decisión.

Aquí están las estrategias detrás de las tácticas.

Construir su conciencia.

Cuando se encuentre en movimiento en modo multitarea o de cambio de tareas, se diga que parar. Decirlo en voz alta si es necesario. "¡Detener!" Elija una tarea para enfocarse en los próximos minutos de 15.

Ten un plan para tu día.

Saber exactamente lo que necesita lograr ese día lo ayudará a mantenerse enfocado y evitar la multitarea.

Determinar su capacidad de atención.

¡Si tienes ADD, ADHD o Squirrel! (la etiqueta humorística - posiblemente proveniente de la película 2009 Up - usado por muchos para denotar la aflicción de aquellos que se distraen fácilmente), todos tenemos períodos de atención más cortos hoy en día, especialmente si estamos trabajando en algo que no es divertido.

Comience a cronometrar cuánto tiempo puede trabajar en una sola tarea. Tener un número estimado lo ayudará a establecer su flujo de trabajo. (Mi capacidad de atención es de solo nueve minutos en tareas aburridas).

Descubre tu mejor momento mental

Nuestros cerebros tienden a funcionar a niveles altos durante algunos momentos del día y los niveles más bajos en otros momentos. Es durante estos tiempos tan bajos que nuestros cerebros tienden a entrar en modo multitarea porque están demasiado cansados ​​para mantener la concentración. Evitar trabajar en sus tareas más críticas durante sus tiempos de baja cerebrales del día.

Encontrar un área de trabajo productivo.

A veces accidentalmente cambiamos de tarea porque nos distraemos. (¡Ardilla!) Cuando tengas un proyecto importante para trabajar, busca un espacio sin elementos visuales (piezas de arte llamativas, montones de desorden, pantalla de computadora) o distracciones auditivas (hablar, música, indicador de mensajes en tu teléfono o computadora).

Limpie su escritorio de todos los materiales, excepto lo que necesita.

Es posible que tenga varios proyectos pendientes, pero puede trabajar eficazmente solo de a uno por vez. Guarde los materiales para todos los demás proyectos y mantenga visibles en su escritorio únicamente los materiales que se aplican al único proyecto en el que se enfocará durante este período de trabajo.

Utiliza un temporizador para mantenerte enfocado en el láser.

Puede elegir un número aleatorio como 8 o 15 minutos. Mejor aún, si conoce su capacidad de atención, ajuste el temporizador a ese número. El temporizador es un recordatorio visual de que se supone que debes trabajar en algo. También es a prueba de fallas. Si se ha alejado, el temporizador lo controlará nuevamente cuando se apague.

Publica tu objetivo en tu área de trabajo.

Además o en lugar de un temporizador, considere publicar su objetivo de tarea para que cada vez que mire hacia arriba y permita que su cerebro divague, su objetivo publicado le recuerda en qué se supone que debe estar trabajando.

Tomar descansos.

El cerebro de todos se cansa a un ritmo diferente. Cuando sienta que su capacidad mental comienza a descender (menos energía, más difícil de concentrar), su cerebro se volverá más susceptible a tomar decisiones no tan grandes sobre su tiempo. Así que dale a tu cerebro un descanso una vez cada hora o dos. Dé un pequeño paseo, respire profundo, diviértase. ¡Pero configure su temporizador para cuando sea hora de regresar!

Celebre el tiempo enfocado.

Reflexiona sobre cuán poderoso fue tu cerebro mientras te estabas concentrando. Celebra sonriendo, levantando las manos en el aire como si no te importara, o incluso bailando un poco feliz. Esto creará endorfinas. El cuerpo anhela endorfinas. Cuando el cerebro asocia su enfoque con la celebración y las endorfinas, necesitará más atención. ¡Hazte adicto al enfoque!

PRÓXIMO PASO

Una tarea a la vez, incluso si ese enfoque es solo para minutos 15. Quince minutos de enfoque láser es mucho mejor que una hora de multitarea y cambio de tareas, durante el cual perderíamos minutos 45.

¡Oye! Usted podría láser foco para 15 minutos, y luego desprender o ejercicio o tomar una siesta por la otra 45 lugar! Es la misma cantidad de tiempo, pero se puede conseguir mucho más hace cuando se toma la decisión de una sola tarea.

© 2016 por Helene Segura. Usado con permiso de
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Artículo Fuente

The Inefficiency Assassin: tácticas de gestión del tiempo para trabajar más inteligentemente, no más
por Helene Segura.

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Sobre la autora

Helene Segura, MAEd, CPO, ha hablado con miles de buscavidas, enseñándoles a manejar el estrés al recuperar el control de su caótico trabajo y sus vidas personales. Ella ha entrenado a cientos de clientes para mejorar su productividad y desempeño personal mediante la aplicación de técnicas de neurociencia y modificación del comportamiento para eliminar los hábitos destructivos y que consumen tiempo. Helene ha sido presentada como una experta organizacional en más apariciones de medios de 100. Visite su sitio web en www.HeleneSegura.com