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“No creo en el correo electrónico. Soy una chica anticuada.
Prefiero llamar y colgar.
- Sarah Jessica Parker
1. El correo electrónico suele ser un medio de comunicación informal.
Como tal, puede reducir drásticamente la cantidad de tiempo dedicado al correo electrónico con respuestas breves y eficientes como "Gracias", "Entendido" y "De acuerdo". Prescindir de trámites siempre que sea posible y aumentar la eficiencia.
2. La copia al carbón oculta (bcc) es a menudo la herramienta del cobarde pasivo-agresivo.
Antes de incluir una dirección de correo electrónico en este campo, pregúntese siempre por qué la está utilizando. Si estás tratando de lastimar o avergonzar a alguien u ocultar algo, déjalo, cara de idiota.
3. Nunca envíe un correo electrónico escrito para expresar su enojo o decepción con alguien.
Esas emociones se transmiten mejor por teléfono o en persona, donde la agresión innecesaria y la virulencia excesiva no pueden protegerse con la naturaleza pasivo-agresiva del correo electrónico. En otras palabras, no seas cobarde. Si estás molesto, contesta el teléfono.
4. No hay excusas para violar la regla #3.
“Envié ese correo electrónico enojado porque me expreso mejor por escrito y estaba demasiado enojado para hablar” nunca es una excusa para violar la regla #3.
5. Si recibe un correo electrónico enojado, levante el teléfono y responda de inmediato. Cuanto más rápido, mejor.
La mejor manera de manejar a una persona pasivo-agresiva es de una manera agresivamente directa. Los remitentes de correo electrónico enojados tienden a ser personas que no manejan bien los conflictos y, por lo tanto, se esconden detrás de la tecnología. Retirar el telón tecnológico será incómodo para ellos y, a menudo, los derribará de su posición.
6. La bandeja de entrada cero debe ser su objetivo, aunque solo sea por motivos de productividad y eficiencia.
Dejar el correo electrónico en su bandeja de entrada lo obliga a mirarlo cada vez que accede a su aplicación de correo, lo que requiere tiempo y energía. Es similar a revisar la misma pila de correo cada vez mayor todos los días para encontrar una carta o factura específica. La bandeja de entrada cero eliminará el tiempo necesario para tomar medidas en los correos electrónicos entrantes al no agregarlos a una pila ya enorme.
7. Use una aplicación de correo que le permita programar una hora en la que desea que un correo electrónico llegue a su bandeja de entrada.
Convierte el correo electrónico en algo que recibes cuando quieres recibirlo. A menudo reprogramo el correo electrónico entrante para una hora designada durante el día cuando planeo leer y responder, manteniendo así mi bandeja de entrada vacía y disfrutando de los beneficios de la regla #6.
Si recibo un correo electrónico relacionado con los impuestos, lo reprogramo para que llegue a mi bandeja de entrada el 1 de abril. Si mi equipo de quinto grado recibe un correo electrónico solicitando una acción de nuestra parte, lo reprogramo para que llegue a mi bandeja de entrada en veinticuatro horas con la esperanza de que uno de mis colegas se ocupe de la solicitud antes de que yo lo necesite.
8. Responder a los correos electrónicos que requieran acción lo más rápido posible, y siempre dentro de las veinticuatro horas.
No responder a un correo electrónico, incluso si su respuesta es "Me pondré en contacto con usted mañana", proyecta la imagen de una persona abrumada, desorganizada e ineficiente.
9. Escoja una línea de asunto que identifica claramente el propósito del correo electrónico.
Elija líneas de asunto para sus correos electrónicos que permitan a sus lectores identificar el propósito general del correo electrónico sin tener que abrirlo y lo ayudarán a buscar ese correo electrónico en el futuro.
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Derechos de autor 2022, Matthew Dicks. Reservados todos los derechos.
Reproducido con permiso del editor, New World Library.
Fuente del artículo:
LIBRO: Algún día es hoy
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por Matthew Dicks
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Sobre la autora
mateo pollas, novelista de gran éxito de ventas, narradora reconocida a nivel nacional y maestra de escuela primaria galardonada, enseña narración y comunicación en universidades, lugares de trabajo corporativos y organizaciones comunitarias. Ha ganado múltiples concursos de historias de Moth GrandSLAM y, junto con su esposa, creó la organización. Hablar alto para ayudar a otros a compartir sus historias.
Ve a verlo en línea en matthewdicks.com.
