Reglas de correo electrónico de 10 que reducirán tus niveles de estrés

Reglas de correo electrónico de 10 que reducirán tus niveles de estrés Shutterstock

El correo electrónico y los teléfonos inteligentes pueden ser estresantes. Los académicos están llamando a esta constante conexión de trabajo. "Tecnostress". En consecuencia, muchos países europeos ahora están ofreciendo a los empleados la "Derecho a desconectar".

La forma en que se usa el correo electrónico es compleja, no puede ser simplemente etiquetada como "buena" o "mala" y la investigación muestra que personalidadEl tipo de trabajo que realizan las personas y sus objetivos pueden influir en la forma en que reaccionan al correo electrónico.

Una buena práctica con el uso del correo electrónico no consiste solo en limitar la cantidad de correos electrónicos enviados, sino en mejorar la calidad de la comunicación.

Aquí hay diez consejos para reducir el estrés del correo electrónico en el trabajo:

1. Obtener la línea de asunto a la derecha

Utilice líneas de asunto claras y accionables.

La línea del asunto debe comunicar exactamente de qué trata el correo electrónico en seis a diez palabras, para permitir que el destinatario priorice el correo electrónico sin siquiera abrirlo. En los dispositivos móviles, muchas personas solo ven los primeros caracteres 30 de una línea de asunto. Así que sea breve. Pero hágalo lo suficientemente descriptivo como para dar una idea de lo que trata el correo electrónico solo desde la línea del asunto.

2. Pregúntese: ¿es el correo electrónico el medio correcto?

¿Estás en la misma oficina? ¿Podrías ir y hablar con la persona? ¿Podrías llamar? A menudo, estas otras formas de comunicación pueden evitar la ineficiencia de un correo electrónico a otro.

Mensajería instantánea y plataformas de videollamadas como Flojo y Skype podría ser más apropiado para una rápida mensajería interna de ida y vuelta. Además, recuerde que la mayoría de los consejos a continuación se aplican a todos los tipos de comunicación electrónica.

3. No envíe correos electrónicos fuera del horario de oficina

La investigación muestra que los correos electrónicos fuera de horario dificultan que las personas se recuperen del estrés laboral.

Intente influir en la cultura de su empresa evitando enviar o responder correos electrónicos fuera de su horario laboral habitual.

Reglas de correo electrónico de 10 que reducirán tus niveles de estrés Deja de hacer esto. Shutterstock

La gerencia debe dar ejemplo y evitar contactar a su personal fuera de sus horas de trabajo normales. Algunos lugares de trabajo incluso apagar el acceso de correo electrónico a los empleados fuera de las horas. Considere implementar esto mientras mantiene un sistema telefónico de respaldo solo para contacto de emergencia.

Una nueva investigación También ha demostrado que solo la expectativa de contacto con 24-hour puede afectar negativamente la salud de los empleados.

4. Utilice la opción de retraso en la entrega

Algunos gente como integrar su vida laboral y familiar y, a menudo, seguir trabajando desde su casa durante su tiempo fuera del trabajo. Si usted es una de estas personas, o si trabaja en diferentes zonas horarias, considere usar la opción de entrega demorada para que sus correos electrónicos no se envíen hasta el siguiente día laborable y no interfiera con el horario de trabajo de otras personas.

5. Mantenlo positivo

Piense en la calidad de la comunicación por correo electrónico. No solo la cantidad. Los cambios en el uso del correo electrónico también deben centrarse en la calidad de lo que se envía y tener en cuenta la reacción emocional del destinatario.

La investigación sugiere los conflictos son mucho más fáciles de escalar y los mensajes se interpretan mal cuando se comunican por correo electrónico. Por lo tanto, si son malas noticias, recuerde la regla #2: ¿es el correo electrónico el medio correcto?

6. Intenta 'no email el viernes'

Para cambiar la cultura de la empresa y hacer que la gente piense en otros métodos de comunicación distintos del correo electrónico, intente una “No hay correo electrónico el viernes” el primer viernes de cada mes, o tal vez incluso cada semana. Esta es una iniciativa sugerida por expertos de la Foro Nacional de Salud y Bienestar en el Trabajo., y está siendo utilizado por las empresas. en todo el mundo. Se recomienda a los empleados que organicen reuniones cara a cara o descuelguen el teléfono, o que se encarguen de los muchos correos electrónicos que ya tienen en su bandeja de entrada ese día.

7. Haz que tus preferencias se conozcan

La investigación ha mostrado que el correo electrónico no solo sea demasiado, sino también muy poco, puede causar estrés debido a una falta de coincidencia entre las preferencias de comunicación de diferentes personas. A algunas personas les puede gustar recibir un correo electrónico y sobrellevar mucho mejor el alto tráfico de correo electrónico que otros medios de comunicación. Para estas personas, la reducción de la cantidad de correos electrónicos que reciben puede causar más estrés del que se alivia.

Así que considera las diferencias individuales de las personas y da a conocer las tuyas. Agregue sus preferencias de contacto preferidas a su firma de correo electrónico ya sea correo electrónico, mensajes de texto o mensajes instantáneos o una llamada telefónica.

8. Considere unas vacaciones 'rebotar'

Tener una acumulación de correos electrónicos que se acumulan a lo largo de la semana parece ser uno de los Fuentes de tecnostress más comúnmente mencionadas para los trabajadores. Piense en configurar un sistema donde los correos electrónicos se devuelvan al remitente cuando alguien está de vacaciones, con un correo electrónico de contacto alternativo para las solicitudes urgentes. Esto te permitiría volver a una bandeja de entrada manejable.

9. Tener un teléfono de trabajo separado

Conviértalo en el único dispositivo móvil en el que puede acceder a los correos electrónicos de trabajo, lo que le da la libertad de apagarlo después de las horas de trabajo. También considera desactivar el correo electrónico "empujar" (aquí es donde su servidor de correo electrónico envía cada nuevo correo electrónico a su teléfono cuando llega al servidor) y en su lugar, elija un programa regular (como una vez por hora) para que los correos electrónicos se envíen a su teléfono (esto también aumenta la duración de la batería).

10. Evite el tiempo de pantalla de la noche

La investigación sugiere el uso de teléfonos inteligentes a altas horas de la noche reduce nuestra capacidad de dormir y también nos lleva a pensamientos y estrés constantes sobre el trabajo. Esto a su vez reduce la calidad de su sueño. Haga de la cama una zona libre de teléfonos para mejorar su higiene del sueño.La conversación

Sobre el Autor

Ricardo Twumasi, profesor de psicología organizacional, Universidad de Manchester; Cary Cooper, 50th Aniversario Profesor de Psicología Organizacional y Salud, Universidad de Manchester, y Lina Siegl, PhD Investigadora, Universidad de Manchester

Este artículo se republica de La conversación bajo una licencia Creative Commons. Leer el articulo original.

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